第一条 为规范学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》、《福建省学生资助档案管理办法》（试行）等相关法规，结合学生资助经办操作规程，特制定本办法。
第二条 学生资助管理中心（以下简称资助中心），负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。
第三条 本办法所称学生资助档案，是指资助中心在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条 学生资助档案分为综合类、表册类、财务类、声像类四大类。
第五条 资助中心应建立学生资助档案室，学生资助档案由资助中心档案室集中保存。
第六条 资助中心应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改（整理方法见附件《福建省学生资助业务档案整理办法》）。
第七条 资助中心应建立健全学生资助档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等制度并认真落实，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第八条 资助中心应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积原则上不少于20平方米，并参照国家建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（建标103-2008），确保专用档案库房建设中长期目标。学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管。
第九条 资助中心应明确分管领导，配备专职档案管理人员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守。
第十条 资助中心要指定档案管理人员及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向本单位档案室归档，办理归档交接手续。
收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改。档案收集时应办理交接手续，经办人员应编制《学生资助业务档案收集目录》，并及时与档案人员双方签字确认。
第十一条 学生资助业务档案分类应按照学生资助业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”分类法对学生资助业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等（见附件）。负责档案管理的机构应对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。
第十二条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期。
第十三条 资助中心应依法为教育部门、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。
第十四条 资助中心应对已到期的学生资助档案进行鉴定。
鉴定工作应由资助中心相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十五条 资助中心对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报校档案馆备案，经学生资助中心分管领导批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
资助中心应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
第十六条 资助中心按照有关规定，将永久保存的学生资助业务档案向校档案馆移交。
第十七条 各类学生资助业务经办过程中形成的综合类、财务类、电子文件、音像、照片等材料分别按照《福建省归档文件整理细则（试行）》（闽档〔2001〕55号）、《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）及《福建省会计档案基础工作规范》（闽财会[2000]74号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15—95)、《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)进行管理。
第十八条 本办法由学生工作处负责解释。